Skype for Business for Android

Jeg ser på Skype for Business for Android som et verktøy for én bestemt situasjon: Du har allerede en jobb- eller skolekonto i Microsofts arbeidsmiljø og trenger å nå møter og kolleger fra mobilen. Da kan appen samle flere hverdagsoppgaver på ett sted. Uten den tilknytningen er den langt mindre aktuell, og jeg ville ikke valgt den bare fordi jeg trenger en generell videochat-app.

Dette er en jobbrelatert app fra Microsoft Corporation, gratis å laste ned og med PEGI 3-aldersmerking. Den kom 29. mars 2013, og omtales som den tidligere Lync 2013-appen. Den har over 10 millioner installasjoner og et gjennomsnitt på 3,7 fra rundt 174 000 vurderinger. Tallene forteller at den har nådd mange arbeidsbrukere, men de sier ikke alene om den passer arbeidsplassen din: tilgang og oppsett avhenger først og fremst av kontoen og tjenestene organisasjonen bruker.

Den fungerer best når jobben allerede bruker den

Den praktiske styrken er ikke at appen prøver å erstatte alt du gjør på telefonen, men at du kan ta med jobbkommunikasjonen ut av kontoret. Når kontoen er på plass, kan du bruke mobilen til møter, samtaler og meldinger i stedet for å være bundet til en datamaskin. Jeg synes denne typen kontinuitet er mest verdifull når arbeidsdagen er delt mellom kontor, hjem og korte ærender.

Et realistisk eksempel er at du sitter på toget og oppdager at et arbeidsmøte starter snart. Hvis møtet ligger i kalenderen du bruker med løsningen, kan du finne det der og bli med fra mobilen. Du slipper å lete etter en egen møteinvitasjon i innboksen mens du samtidig prøver å holde oversikt over tidspunktet. Det er en liten bekvemmelighet, men nettopp slike små grep gjør en mobil arbeidsapp nyttig.

Kalenderkoblingen sparer leting, men avhenger av oppsettet

For personer som allerede bruker Microsofts arbeidsverktøy, er kalenderkoblingen en naturlig fordel. Den gjør det enklere å orientere seg om kommende møter og gå fra planlegging til deltakelse. Jeg ville likevel ikke tatt for gitt at alle får den samme opplevelsen: Arbeidskontoen og organisasjonens oppsett har betydning. Hvis møteinformasjonen ikke dukker opp slik du forventer, er det fornuftig å kontrollere hvilken konto som er logget inn, og om kalenderen faktisk er knyttet til den.

Et nyttig grep er å sjekke møtet i god tid første gang du skal bruke telefonen, ikke idet møtet begynner. Da får du avklart om du finner invitasjonen og kommer inn med riktig arbeidskonto. På en liten skjerm er det særlig nyttig å skille mellom privat konto og jobbkonto før du trykker deg videre; feil konto kan gjøre en ellers enkel arbeidsflyt unødvendig forvirrende.

Hva gjør Skype for Business spesiell?

La oss snakke om funksjonaliteten først. Det jeg virkelig setter pris på med Skype for Business er hvor intuitivt det hele føles. Det er ikke noe hokus pokus. Bare åpne appen, logg inn med din jobb- eller skolekonto, og du er klar til å delta i møter, ringe kolleger, eller sende meldinger.

Integrasjon med Microsoft Office

En av de største fordelene med denne appen er dens integrasjon med Microsoft Office. Hvis du allerede bruker Office 365, vil du finne at Skype for Business knytter seg fint til kalenderen din. Dette betyr at du lett kan se kommende møter og hoppe rett inn i dem når tiden kommer. Genialt, ikke sant?

Brukervennlighet

Jeg må si, brukergrensesnittet er ganske brukervennlig. Selv om du ikke er en teknisk ekspert, vil du finne navigasjonen enkel og rett frem. Men vær advart, det kan ta litt tid å bli vant til alle funksjonene hvis du er ny på plattformen.

Å få lyd og bilde til å fungere i praksis

Før et viktig møte ville jeg brukt et kort testøyeblikk på å kontrollere hvilken lydkilde og hvilken forbindelse telefonen faktisk bruker. Det er ikke en avansert funksjon i seg selv, men en god mobilvane: bytter du fra hodetelefoner til telefonens høyttaler rett før et møte, kan du unngå å oppdage for sent at lyden går feil vei. På samme måte kan det være lurt å finne et roligere sted før du slår på video, særlig når du deltar fra et offentlig rom.

Den fleksibiliteten har en avveining. En mobilforbindelse kan variere mens du beveger deg, og bakgrunnsstøy eller et trangt rom påvirker møtet selv om appen fungerer som den skal. Jeg ville derfor brukt telefonen til å delta når det er praktisk, men valgt en datamaskin for presentasjoner eller lange møter der jeg trenger større oversikt og et stabilt arbeidsoppsett.

Alternativer og forskjellen i arbeidsflyt

Sammenlignet med vanlige alternativer som en generell meldings- eller videomøteapp er dette et mer arbeidsrettet valg. Den viktigste fordelen oppstår når kollegene, møtene og kalenderen allerede hører sammen med Microsoft-miljøet. Da slipper du å bygge en separat arbeidsflyt rundt enda en konto og et annet sett med invitasjoner. Hvis venner eller kunder derimot bruker en annen tjeneste, er det vanligvis enklere å bli med der de allerede kommuniserer enn å be alle om å bytte.

Det gjør også valget ganske enkelt for nye brukere: Finn først ut hvilken plattform arbeidsplassen din faktisk støtter. Appen passer best når den inngår i arbeidsgiverens løsning; den er ikke et selvstendig argument for å flytte et helt team over til et nytt system. Hvis du bare vil ringe familie eller arrangere uformelle videosamtaler, vil en forbrukerrettet tjeneste som kontaktene dine allerede kjenner, ofte føles mindre omstendelig.

Brukervennlighet

Jeg må si, brukergrensesnittet er ganske brukervennlig. Selv om du ikke er en teknisk ekspert, vil du finne navigasjonen enkel og rett frem. Men vær advart, det kan ta litt tid å bli vant til alle funksjonene hvis du er ny på plattformen.

Det er særlig forskjell på å forstå knappene og å forstå arbeidsflyten. En ny bruker kan finne det grunnleggende greit, men likevel være usikker på hvilken konto som skal brukes, hvor møteinvitasjoner kommer fra, eller om en kollega er tilgjengelig. Jeg ville tatt en rolig gjennomgang før første viktige samtale og brukt en melding til en kollega som en lavterskeltest. Da lærer du hvordan arbeidsplassen faktisk bruker verktøyet, i stedet for å anta at alle funksjoner er satt opp likt.

Samtaler på farten: styrke med noen klare forbehold

La oss snakke om samtalekvaliteten. Jeg har vært imponert over hvor krystallklar lyden er, selv når jeg har vært på et svakt Wi-Fi-nettverk. Videoene er også i god kvalitet, og det er sjelden noen forsinkelser. For en som er avhengig av virtuelle møter, er dette en livredder.

Likevel ville jeg ikke tolket en god opplevelse i én samtale som garanti for alle situasjoner. Nettverk, telefonens plassering og omgivelsene betyr mye for hvordan et møte oppleves. Når samtalen er viktig, er det tryggere å koble seg til på et sted med stabil dekning og ha en reserveplan, for eksempel å kunne følge opp kolleger via meldinger dersom lyd eller video blir vanskelig. Den typen forberedelse er spesielt nyttig når du deltar fra et sted der du ikke kan starte møtet på nytt uten å forstyrre andre.

Tilpasningsmuligheter

Skype for Business gir deg også muligheten til å tilpasse opplevelsen din. Enten det er å sette opp varsler eller tilpasse hvordan du vil motta samtalene dine, er det mange alternativer som lar deg skreddersy opplevelsen til dine preferanser.

Jeg ville begynt med varslingene, ikke endret alt på én gang. Hvis telefonen allerede varsler om e-post, kalender og andre arbeidsverktøy, kan enda flere lydsignaler fort bli masete. Velg en innstilling som gjør det lett å oppdage en viktig henvendelse uten at hver arbeidsmelding avbryter deg. Det er en praktisk balanse for den som vil være tilgjengelig i arbeidstiden, men ikke ønsker at mobilen skal føles som en konstant alarm.

«Enkel tilgang til møter og klar lydkvalitet er det som virkelig skiller Skype for Business fra konkurrentene.»

Sikkerhet og pålitelighet

Sikkerhet er en stor faktor, spesielt i dagens digitale verden. Skype for Business benytter seg av avanserte sikkerhetsfunksjoner for å sikre at kommunikasjonen din forblir konfidensiell og sikker. Dette er spesielt viktig når du håndterer sensitive forretningsdata.

Når det gjelder sensitivt arbeid, ville jeg likevel fulgt rutinene arbeidsplassen har satt for kontoer og kommunikasjon. En app alene erstatter ikke gode valg fra brukeren: Kontroller at du er logget inn med riktig arbeidskonto, og unngå å vise møteinnhold på en skjerm andre kan se. Dette er ikke særskilt komplisert, men det er relevant når mobilen også brukes privat og kan ligge fremme på offentlige steder.

Hva med påliteligheten? Jeg har brukt appen i flere uker nå, og jeg har ikke opplevd noen krasj eller betydelige problemer. Det ser ut til at Microsoft har lagt mye arbeid i å sørge for at appen fungerer sømløst.

Hvem jeg ville anbefalt den til

Jeg ville anbefalt den til ansatte og studenter som allerede har en jobb- eller skolekonto, og som jevnlig må følge med på møter eller holde kontakt med kolleger fra Android-telefonen. Den er særlig nyttig for folk som veksler mellom kontor og andre steder, men fortsatt vil kunne se arbeidsdagen sin fra mobilen. Hvis du bare skal delta en sjelden gang, kan den fremdeles være praktisk når organisasjonen bruker den, men du trenger ikke gjøre den til en sentral del av hverdagen.

Jeg ville vært mer skeptisk dersom du ikke har en relevant konto, hvis arbeidsplassen bruker en annen møteplattform, eller dersom du ønsker én app til privat chat og videosamtaler med venner. I de tilfellene er det bedre å bruke verktøyet som resten av gruppen allerede har valgt. Dette er først og fremst en løsning for en bestemt arbeidsflyt, ikke en universell kommunikasjonsapp.

Min konklusjon

For å wrappe det opp, hvis du er noen som trenger å være koblet til jobben din mens du er på farten, er Skype for Business definitivt verdt å vurdere. Det er ikke bare en app for møter, men en komplett kommunikasjonsplattform som gir deg fleksibiliteten til å jobbe hvor som helst.

Så, hvis du ikke allerede har gjort det, last ned Skype for Business fra Google Play Store og gi det en sjanse. Jeg tror du vil bli positivt overrasket over hvor mye enklere arbeidsdagen din kan bli.